Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca
 
 
 
Nota 15 maggio 2014, protocollo n.2965

Decreto 3 aprile 2013, n. 55, del Ministro dell’economia e delle finanze – trasmissione e ricevimento delle fatture elettroniche – indicazioni alle istituzioni AFAM in merito alla fatturazione elettronica.


Emblema Repubblica Italiana
Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca

Dipartimento per l'Università, l'Alta formazione artistica, musicale e coreutica e per la Ricerca

Direzione Generale per  l'Alta formazione artistica, musicale e coreutica

Ufficio 1

Protocollo: n.2965
Roma, 15 maggio 2014

Alle Istituzioni AFAM

LORO SEDI

e, p.c.:

All' Ufficio centrale di bilancio presso il MIUR

All' Ispettorato generale per l'informatizzazione della Ragioneria Generale dello Stato

All' Ispettorato generale di finanza

RGS - MEF

LORO PEC

Oggetto: Decreto 3 aprile 2013, n. 55, del Ministro dell’economia e delle finanze – trasmissione e ricevimento delle fatture elettroniche – indicazioni alle istituzioni AFAM in merito alla fatturazione elettronica.


Col decreto 3 aprile 2013, n. 55, del Ministro dell'economia e delle finanze, entrato in vigore il 6 giugno 2013, è stato approvato il regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica, ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244.

L'articolo 1 comma 209 citato dispone che «l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche […], anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica».

In particolare tale obbligo riguarda anche questa Amministrazione, comprese le sue unità locali quali sono le Istituzioni AFAM. Ai sensi dell'articolo 6 comma 2 del Regolamento, l'obbligo decorre dal 6 giugno 2014. Da tale data i fornitori dovranno produrre, nei confronti di codeste Istituzioni, esclusivamente fatture elettroniche, nel rispetto delle specifiche tecniche reperibili sul sito www.fatturapa.gov.it. Eventuali fatture ricevute dopo tale data in formato non elettronico dovranno essere restituite perché emesse in violazione di legge. Simmetricamente, qualora codeste Istituzioni debbano emettere fattura nei confronti di un ente obbligato a riceverla in forma elettronica, quindi nei confronti delle Amministrazioni centrali dello Stato quali ad es. i Ministeri o altre Istituzioni AFAM, dovranno farlo rispettando l'obbligo in premessa.
Le fatture elettroniche così ricevute o emesse verranno gestite per il tramite di apposite funzioni del sistema SIDI.

Il SIDI è il portale di questo Ministero all'interno del quale, per la prima volta, vengono realizzate alcune funzionalità anche per le Istituzioni AFAM.
Codeste Istituzioni potranno approfondire la tematica di cui trattasi mediante lettura della documentazione disponibile sul sito www.fatturapa.gov.it nonché della circolare 31 marzo 2014, n. 1, del Dipartimento delle finanze.

Indice delle pubbliche amministrazioni
Al fine del rispetto degli obblighi descritti in premessa, la Direzione generale per gli studi, la statistica e i sistemi informativi ha provveduto a pubblicare i riferimenti di codeste Istituzioni sull'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) - www.indicepa.gov.it - specificando al contempo che il canale trasmissivo da utilizzare a cura delle imprese per la consegna delle fatture elettroniche dal 6 giugno p.v. è il sistema SIDI.
L'Indice della PA ha attribuito ad ognuna Istituzione il codice univoco dell'ufficio CODICEUFFICIOIPA, che dovrà essere utilizzato quale riferimento in ogni comunicazione con i fornitori.

Decorrenza obbligo

Come indicato in premessa, l'obbligo da parte dei fornitori ad emettere fatture nei confronti di codeste Istituzioni esclusivamente in forma elettronica decorre dal 6 giugno 2014.
L'articolo 1, comma 210, della legge 24 dicembre 2007, n. 244, dispone che «A decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica».
All'obbligo per i fornitori di emettere le fatture esclusivamente in formato elettronico a decorrere dal 6 giugno p.v. segue dunque, con decorrenza dal 6 settembre, l'obbligo per codeste Istituzioni di rifiutare le fatture emesse con altre modalità, anche se predisposte antecedentemente al 6 giugno, accompagnato dal divieto a pagarle. La ratio della norma è evidentemente da individuarsi nella constatazione che la trasmissione di una fattura cartacea non è istantanea e che dunque una fattura emessa legittimamente in forma cartacea antecedentemente al 6 giugno possa comunque pervenire a codeste Istituzioni successivamente a detto termine. Resta esclusa la possibilità di accettare fatture cartacee emesse successivamente al 6 giugno.
La citata circolare n. 1/2014 del Dipartimento delle finanze chiarisce inoltre che qualora allo scadere del termine del 6 settembre p.v. codeste Istituzioni stiano ancora processando fatture cartacee emesse prima dello scadere del termine del 6 giugno p.v., dovranno portare a termine il relativo procedimento al fine di evitarne un ingiustificato aggravamento e nel rispetto della normativa sull'IVA:

Data

Fornitore

Istituzione AFAM

< 6 giugno

Emette fatture cartacee

Riceve, processa, paga fatture cartacee

≥ 6 giugno
< 6 settembre

Emette fatture elettroniche

Riceve, processa, paga fatture elettroniche
Riceve, processa, paga fatture cartacee emesse prima del 6 giugno
Rifiuta fatture cartacee emesse il 6 giugno o dopo

≥ 6 settembre

Emette fatture elettroniche

Riceve, processa, paga fatture elettroniche
Processa, paga fatture cartacee emesse prima del 6 giugno, purché ricevute prima del 6 settembre
Rifiuta fatture cartacee, anche se emesse prima del 6 giugno

Comunicazione ai fornitori
Codeste Istituzioni dovranno comunicare il codice univoco dell'ufficio, in associazione all'elenco dei contratti vigenti, ai propri fornitori, che lo useranno per indirizzare correttamente le fatture che emetteranno dal 6 giugno p.v. in poi.
Con la suddetta comunicazione codeste Istituzioni potranno altresì rammentare ai propri fornitori lo scadenziario di cui alla precedente tabella, avvisandoli in particolare del fatto che il canale trasmissivo per la ricezione delle fatture elettroniche sarà attivo il 6 giugno p.v. e che pertanto sino a detta data dovranno proseguire a predisporre e trasmettere le fatture, non elettroniche, seguendo le consuete formalità.
Codeste Istituzioni potranno altresì informare opportunamente i fornitori nell'ambito di procedure di acquisto effettuate tramite il mercato elettronico delle Pubbliche Amministrazioni (MEPA), che il portale degli Acquisti in Rete del MEF curato dalla Consip rende loro disponibili in via non onerosa i servizi e gli strumenti di supporto di natura informatica in tema di generazione e gestione della fattura elettronica.
Si raccomanda altresì di richiedere ai fornitori di inserire, all'interno delle fatture elettroniche, il CIG della relativa procedura di acquisto, al fine di rendere più facilmente identificabile ogni fattura. Tale previsione potrà essere opportunamente inserita nei contratti di futura sottoscrizione.

Operazioni sulle fatture

Le fatture possono essere:

  • ricevute, intendendo con questo l'operazione automatica, gestita dal sistema SIDI per conto di codeste Istituzioni, di ricezione di una fattura elettronica;
  • trasmesse, ove si intende la consegna, tramite il sistema SIDI, di una fattura emessa da codeste Istituzioni nei confronti di altro ente obbligato a riceverla in formato elettronico;
  • riconosciute, cioè accettate dall'Istituzione che così riconosce l'esistenza e la consistenza del relativo debito;
  • rifiutate, cioè restituite all'emittente in quanto l'ufficio contesta l'esistenza, la consistenza del relativo debito o la prescrizione del diritto del creditore;
  • registrate, cioè completate coi dati occorrenti per l'integrazione con il sistema di contabilità dell'istituzione;
  • estinte cioè pagate.

Gestione del ciclo passivo tramite sidi
Dal 6 giugno p.v., le fatture elettroniche indirizzate dai fornitori a codeste Istituzioni saranno rese visibili tramite il sistema SIDI, che provvederà automaticamente a:

  • ricevere le fatture indirizzate dai fornitori a codeste Istituzioni. Dalla data di ricezione decorrono i termini per il pagamento della fattura, pari a 30 giorni salvo patti contrari tra le parti. Le fatture dovranno, in prima fase, essere protocollate a cura di codeste Istituzioni con le ordinarie modalità, in attesa che vengano all'uopo integrate le funzioni del SIDI;
  • effettuare la conservazione sostitutiva dei fascicoli informatici così aperti. Al riguardo si rappresenta che le relative funzionalità non saranno disponibili per la data del 6 giugno p.v. Saranno in futuro diffuse ulteriori informazioni, in particolare circa la tempistica di disponibilità.

I Direttori amministrativi dovranno invece provvedere a:

  • riconoscere/rifiutare la fattura. Il rifiuto della fattura, viste le regole tecniche, può essere effettuato mediante il sistema SIDI entro 15 giorni dalla ricezione della medesima. Se adottato entro tale termine utilizzando le apposite funzioni di SIDI, il rifiuto è trasmesso al fornitore dal sistema medesimo. Decorsi 15 giorni dalla ricezione della fattura l'eventuale provvedimento di rifiuto non potrà più essere predisposto avvalendosi del sistema SIDI e dovrà essere trasmesso per le vie ordinarie (PEC od altro) al destinatario;
  • adottare come di consueto assieme al Direttore di ragioneria gli atti di spesa, avvalendosi del sistema contabile già in utilizzo, ad estinzione totale/parziale del debito corrispondente alla fattura.

Infine si informa che questa Direzione provvederà a breve a rendere disponibile una guida all'utilizzo delle funzioni di SIDI sopra sommariamente descritte.
gestione del ciclo attivo tramite altri pacchetti e tramite sidi
Il presente paragrafo contiene istruzioni rivolte unicamente alle Istituzioni che vendono beni o servizi e sono quindi obbligate ad emettere fattura.
Dal 6 giugno p.v., codeste Istituzioni avranno l'obbligo di emettere fatture in formato elettronico nei confronti delle istituzioni che siano obbligate dalla norma a riceverle esclusivamente in tale formato, cioè nei confronti di:

  • Ministeri, incluse le loro unità locali quali le Istituzioni scolastiche ed educative statali e le Istituzioni di alta formazione artistica, musicale e coreutica;
  • Agenzie fiscali;
  • Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale.

A decorrere dal 6 giugno 2015 l'obbligo a ricevere le fatture in formato elettronico sarà esteso ad altre amministrazioni. Al riguardo sarà cura di questa Direzione diffondere ulteriori istruzioni.
Il sistema SIDI offrirà funzioni di gestione del ciclo attivo della fatturazione cioè di produzione, trasmissione e gestione di fatture in formato elettronico. Tali funzionalità non saranno però disponibili dal 6 giugno p.v., bensì presumibilmente entro dicembre 2014.
Nel caso in cui codeste Istituzioni siano tenute ad emettere fattura nei confronti di uno degli enti di cui al precedente elenco, dovranno procedere ad acquistare sul mercato una soluzione di fatturazione elettronica, per il periodo dal 6 giugno sino al 31 dicembre pp.vv. fermo restando che dal 2015 sarà disponibile a tal fine il sistema SIDI.
Soluzioni di tal genere sono disponibili ad es. da fornitori di servizi bancari e assicurativi o da fornitori software ecc…
formazione
Sarà cura dell'Amministrazione rendere disponibile un corso on-line sull'utilizzo delle nuove funzionalità del SIDI, oltre alla consueta manualistica. Al riguardo saranno diffuse ulteriori informazioni.

Il Capo del Dipartimento
(Firmato Prof. Marco Mancini)